入居者さんへの上手な「注意」のしかた（2/3ページ）

名指しは避ける

上記の注意を行う際は、苦情を言った人、言われた人、いずれについても人物が特定されるような表現は避けましょう。入居者さん同士の直接の言い合いや、誤解、思い込みによる軋轢を避けるためです。

「3階の一部のお部屋がうるさい旨、2階の方から苦情が出ています」などと、表現をぼかしたつもりでもダメ。日常そこに住んでいる人にしてみれば、「あそこの部屋からクレームが出たな」と、少なからず判ります。

なので、場所の表現はあくまで「物件内」まで。ご近所からの苦情の場合は「お隣」や「裏のお家」ではなく、「近隣住人の皆さんから」にとどめます。

注意は苦情を訴えた本人にも

注意の内容は、苦情を訴えた本人にも通知・共有します。書面であれば、他の部屋のポストに入れたのと同じものを本人のポストへもしっかりと入れてあげることが大切です。

そのことによって、「オーナー（or管理会社）はちゃんと対応している」旨を確認してもらいます。同時に、安心もしてもらうわけです。

これをうっかり忘れたうえで、苦情の原因となっている問題の方がなかなか解決されずにいると、怒りの矛先はオーナーの側へ向いてきます。

それを避けるためにも、本人への共有は絶対に忘れないようにしてください。

なお、書面には、

「このたびは貴重なお知らせをいただきありがとうございます。今後もお気づきの点がありましたら遠慮なくお知らせください」

などの一筆を添えておくとよいでしょう。

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