マンション管理会社の変更手続き

■まずは問題点を洗い出すこと

マンション管理会社を変更することは珍しくなくなってきました。「マンションは管理を買え」と言われるほど、マンション管理の重要性が増してきているからです。

ただし、今の管理会社に不満があって変更したくなったとしても、まず一度立ち止まって考えるべきことがあります。それは「本当に変更すべきなのか」を精査することです。実は、長年にわたって不満が溜まっている場合、「どうせ何を言ってもダメだ」というムードが管理組合に蔓延して、実際には誰も改善を管理会社に呼びかけていないケースがあるのです。

委託費が高かったり、フロントマンに不満がある場合は、文書で管理会社の上の方へ問い合わせてみましょう。末端の社員に口で言っても上に伝わらないケースもありますので。それでも改善されなかったり、そもそも交渉の余地がないほど関係がこじれている場合は、いよいよ管理会社を変更することになります。一般的な見直しの流れは以下のとおりです。

最初にすべきことは「問題点を洗い出すこと」です。理事会が全会一致で変更を決めたとしても、後に居住者に説明したり、総会で議案にするために必要なプロセスになります。

次に複数の管理会社に声かけを始めます。現地調査を行ってもらい、正確な見積書を作成してもらいましょう。大体現地調査から2～3週間後に提案書と一緒に見積書が届くはずです。

次は提案書、見積もりに基づいて管理会社の選考を始めます。管理会社からはプレゼンテーションが行われます。大事なことはマンションが抱えている問題に対してどのような解決策を提示してくれるかです。1社に絞り込めるまで、納得の行くようにプレゼンを行ってもらいましょう。

1社に内定を出したら、臨時総会の開催日を決定し、総会議案書を作成します。新たな業務委託の内容も確定しなければなりませんので、細かい所を詰める作業も必要です。これは同時に、新しい管理会社のサポート体制を知る機会でもあります。

次に内定した管理会社より重要事項説明会で契約内容の説明をしてもらいます。これはマンション管理適正法によって義務付けられたプロセスです。その後、臨時総会で管理会社の変更を決議することになります。総会参加者の過半数の賛成（普通決議）で可決されます。

あとは現行の管理会社に解約を通知し、新旧管理会社の間で引き継ぎを行えば完了です。解約には原則として3ヶ月前の通知が必要。引き継ぎは理事会の立ち会いの下で管理図面・共有部の鍵・修繕履歴の書類などを新管理会社に引き継ぎます。