入退去管理システム

煩雑な管理業務を効率化する
多数の管理物件を抱える不動産会社では、入居者の管理にも大変な手間がかかります。入居者によって入居・退去の時期はバラバラですから、更新の時期も異なります。家賃などの入金、出金の処理にも時間を取られます。こういった煩雑な業務を支援するシステムは入退去管理システム、賃貸管理システムなどと呼ばれます。
賃貸管理には、先に述べた更新時期の管理や入出金管理の他、物件・関係者の台帳管理、リフォームの管理、収支報告書、入居時の書類作成、集客などが含まれます。これらの情報管理は紙ベースであったり、Excelファイルであったりすることが通常ですが、管理システムでは専用のソフトウェアを使います。最近ではクラウド型システムを導入した管理システムも登場しています。
最近の賃貸管理では、空室になるたびに物件情報をポータルサイトやホームページに書き込んで入居希望者を募集する必要があります。WordやExcelなどで保存しておいた物件情報をコピペすることである程度作業を効率化することもできますが、書き込む先が複数あればやはり面倒なもの。管理システムの中には1度入力した物件情報をサイトに再入力できる機能を持ったものがあり、業務効率化に貢献することができます。
銀行のデータと連動して入出金管理を行うファームバンキング機能は特に人気が高いようです。Excelや他の賃貸管理システムと銀行データを付き合わせるのは大変手間のかかる作業ですが、ファームバンキング機能がある管理システムを使えばデータ連携で大幅に業務の効率化が図れます。
クラウド型システムでは、データのバックアップに対する安心感もセールスポイントになっています。管理データをハードディスクなどに保存していると、地震・落雷・火災によって重要な情報が破損するリスクがあります。不正アクセスやデータ持ち出しなど、セキュリティも懸念されますし、誤操作によるデータの欠損などが起こらないとも限りません。強力なバックアップ能力があるクラウド型システムであれば、これらのリスクを大幅に軽減できます。
個々に最適化できるシステムもある
ここで紹介した機能以外にも、管理システムには様々な能力が求められます。案件ごとに進捗を管理するシステムや督促状・催告状などの作成支援、修繕・クレーム履歴の一覧表示など、不動産会社によって求める機能は異なるでしょう。このため、管理システムには基本システムとサブシステムを組み合わせることで個々の業務に最適化したシステムを構築する仕組みになっているものもあります。
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